TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispäivä 11.5.2018

Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § mukainen tietosuojaseloste, jonka laatimisessa on huomioitu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen asettamat velvoitteet. Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttämällä Kairest Oy:n palveluita. Mikäli käyttäjä ei hyväksy näitä ehtoja, käyttäjällä ei ole oikeutta käyttää Kairest Oy:n palveluita.

Tässä tietosuojaselosteessa on huomioitu Kairest Oy:n sekä työhakija-/työntekijäasiakkaat että yritysasiak-kaat, jotka toimivat työvoiman tilaajana /ostajana. Siltä osin, kun eri asiakasryhmien osalta sovelletaan erilaisia henkilötietojen käsittelyn periaatteita, on ensin otettu kantaa työnhakija-/työntekijäasiakkaiden ja sen jälkeen yritysasiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn. Yritysasiakkaita koskevia tietoja sovelletaan myös julkisyhteisöa-siakkaisiin.

1. REKISTERINPITÄJÄ
Kairest Oy (”Kairest”)
Nuaskatu 8 D
87400 Kajaani
Y-tunnus: 0905994-9

2. YHTEYSTIEDOT REKISTERIASIOISSA
Heino Heikkinen hallinto@kairest.fi
www-sivut:https://www.kairest.fi
Puhelin: +358400122549

3. REKISTERIN NIMI
Kairest Oy:n työnhakija- /työntekijärekisteri ja asiakasrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Rekisterin pidon perusteena ovat asiakassuhde, henkilön ilmoittautuminen työnhakijaksi Kairestin jär-jestelmään, henkilön Kairestin kanssa solmima työsuhde, henkilön antama suostumus, asiakkaan Kairestille antama toimeksianto sekä Kairestin lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen.

Työnhakija, työntekijä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilön identiteetin tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta, työnhakijan rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitaminen sekä työnhakuun, työ-elämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyvien etujen tarjoaminen työnhakijoille sähköisesti ja muulla ta-voin. Kairestiin työsuhteessa olevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työnteki-jän työsuhdeasioiden hoitaminen, kuten työajan ja poissaolojen seuranta, palkkahallinto, kulunval-vonta sekä työsuhteen alkamiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja päättymiseen liittyvät toimenpiteet. Henkilötietoja voidaan käsitellä edellä mainituissa tarkoituksissa Kairestin kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän asiakasviestinnän toteuttamiseksi. Asiakasviestintää voidaan kohdistaa rekisteröityihin myös sähköisen viestintävälineen avulla, kuten sähköpostitse lähe-tettävillä uutiskirjeillä. Työntekijän antamia henkilötietoja voidaan käyttää myös erilaisiin työtehtäviin ja työelämään yleisesti liittyvien etujen tarjoamiseksi työntekijöille sähköisen viestintävälineen avulla sekä työntekijän profilointiin, mikäli työntekijä ei ole kieltänyt profilointia.

Yritysasiakkaat
Henkilötietoja käsitellään yritysasiakkaan tunnistamiseen, asiakkaan tekemien tilausten ja toimeksian-tojen käsittelyyn, asiakkuuteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, rekisterinpitäjän palve-lujen tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markki-nointiin, etämyyntiin ja mielipide- ja markkinatutkimuksiin. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakas-viestintään, jota toteutetaan sähköisesti ja kohdennettuna.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin rekisterinpitäjän konserniin kulloinkin kuuluvien yhtiöiden ja rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin (muun muassa suoramarkkinointi, etämyynti ja mielipide- ja markkinatutki-mukset). Tietojen luovutetaan yhteistyökumppaneille vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat yritys-asiakkaita koskevan rekisterin toiminta-ajatusta eivätkä ole rekisterin käsittelytarkoitusten kanssa yh-teen sopimattomia.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Kairestin työnhakija- /työntekijärekisteriin ja asiakasrekisteriin voidaan merkitä seuraavat tiedot rekis-teröidyistä:

Työnhakija, työntekijä

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin ryhmiin sisältyviä, rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

Perustiedot, kuten

  • etu- ja sukunimet
  • henkilötunnus
  • sukupuoli
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite)
  • valokuva
  • kansalaisuus
  • kielitaito
  • ammatti ja ammattikortit
  • ajokortti ja auton käyttömahdollisuus
  • työlupa, sen voimassaolotiedot ja siihen liittyvät rajoitteet
  • hygieniapassi tai muu tehtävään tarvittava erityislupa
  • koulutustiedot, tutkinnot ja muut erityistaidot tai -osaaminen
  • työkokemus
  • suosittelijat
  • työnhakuasiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  • asiakkuuteen hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot
  • työnhakijan käytettävyystiedot (muun muassa koko/osa-aikaisuus, päivätyö, mahdollisuus aloit-taa työskentely)
  • työnhakijan toiveet työpaikkaan liittyen (muun muassa toimiala, sijainti, työtehtävät, työaika, palkkaus)
  • mahdolliset työnhakuun/työhön liittyvät työnhakijan kiinnostuksen kohteet
  • pankkiyhteystiedot
  • lähiomaisten yhteystiedot hätätilanteita varten
  • edellä olevien tietojen muutostiedot

Työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten

  • työhakemus ja työnhakuprosessiin liittyvät muut tiedot (muun muassa koulutus- ja tutkintotie-dot, työ- ja ammattikokemus, pätevyystiedot ja soveltuvuusarviointien tiedot)
  • työsopimus ja muut mahdolliset työsuhteeseen liittyvät sitoumukset ja sopimukset
  • työtehtävien sisältöä koskevat tiedot, kuten nimike
  • työtehtävissä kehittymistä koskevat tiedot (muun muassa kouluttautumiseen liittyvät tiedot)
  • työtehtävissä suoriutumista koskevat tiedot (muun muassa pätevyystiedot ja kielitaito)
  • työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (muun muassa rahapalkka, luon-toisedut tai muut palkitsemistavat ja niihin liittyvät tiedot, verotustiedot ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot, matkalaskut ja kilometrikorvaukset)
  • työsuhteeseen liittyvät työnantajan vastuita koskevat tiedot (muun muassa rekisteröidyn vakuut-tamiseen liittyvät tiedot)
  • työterveyshuoltoon liittyvät tiedot, kuten työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsit-tely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien selvittämiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tieto-jen perusteella
  • työajan seurantaan ja poissaoloihin liittyvät tiedot (mm. kulunhallintajärjestelmästä saatavat tie-dot, sairauspoissaolot, vuosilomat ja muut vapaat tai sovitut poissaolot)
  • työntekovälineisiin liittyvät tiedot (mm. henkilölle osoitettuihin tietokoneisiin ja muihin mobiilei-hin päätelaitteisiin sekä niiden käyttöön liittyvät tiedot, henkilön sähköpostiosoitteet ja puhelin-numerot sekä kulkukortteihin ja avaimiin liittyvät tiedot)
  • työtehtäviin liittyvien käyttöoikeuksien tiedot sekä niiden käyttäjätunnukset ja salasanat
  • työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot (kuten sopimus työsuhteen päättymisestä, työtodistus ja eläkkeelle jäämiseen liittyvät tiedot)
  • Rikostaustaote, laki lasten suojelusta 504/rikostaustan selvittämislaki.
  • Työhön liittyvä terveydentilatieto 48§. Salmonella todistus, tartuntatautien mukaiset rokotteet, muut tehtävissä vaadittavat rokotteet. Rekisterissä voidaan käsitellä kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja.

Yritysasiakkaat

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja ja niiden muutostietoja:

  • etu- ja sukunimet
  • yhteystiedot työpaikalle (postiosoite, puhelin- ja fax-numerot, sähköpostiosoite)
  • rekisteröidyn ammatti tai muut tiedot koskien rekisteröidyn asemaa tai tehtäviä
  • titteli
  • kieli
  • suoramarkkinointiluvat ja – kiellot
  • asiakasnumero
  • asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  • asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (tilaus- ja peruutustiedot, palautteet, asiakaspalvelutapahtumien taltiot)
  • sähköisten palvelujen ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (mm. uutiskirjeen tilaaminen ja evästeet niiden sisältäessä henkilötietoja sekä tunnistetun käyttäjän palveluun liittyvät tiedot, ku-ten palvelun ominaisuuksien käyttötiedot)
  • käyttäjätunnus ja salasana
  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot (markkinointitoimenpiteet, kuten markki-nointiarpajaiset, ja niihin osallistuminen)
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • asiakaspalautetiedot

6. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Työnhakija, työntekijä
Työntekijöitä ja -hakijoita koskevia henkilötietoja kerätään ensisijaisesti heiltä itseltään. Rekisteröidyn suostumuksella rekisterinpitäjä voi kerätä henkilötietoja myös muualta. Henkilötietoja kerätään myös työntekijän ja -hakijan Kairestiin työsuhteessa tekemistä vuokratyösuhteista sekä asiakkaalta antaman palautteen perusteella. Suostumusta ei tarvita, jos rekisterinpitäjä hankkii henkilöluottotietoja tai ri-kosrekisteritietoja henkilön luotettavuuden selvittämiseksi. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilölle etukäteen tällaisten häntä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten.

Yritysasiakkaat
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää, sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää lisäksi konserniin kuuluvien muiden yritysten rekiste-reistä, Kairestin yhteistyökumppaneiden rekistereistä, kaupparekisteristä sekä yrityksiltä ja viranomai-silta, jotka tarjoavat henkilötietoja koskevia palveluja.

7. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN KOLMANNELLE OSAPUOLELLE

Työnhakija, työntekijä
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tai rekisteröidyn suostumuksella viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, KELA:lle sekä muille tahoille, jotka liittyvät työsuhdetta koskevien asioiden hoitamiseen, kuten eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöille, ammattiliitoille ja työter-veyshuoltopalveluita tarjoavalle taholle.

Rekisteröidyn suostumuksella voidaan työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellai-selle rekisterinpitäjän työnantaja-asiakkaalle, jolle työntekijä on työllistynyt tai jolle työntekijä on mah-dollisesti työllistymässä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittele-vät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Kairestin yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omissa henkilörekistereissään omaan lukuunsa.

Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritys-järjestelyiden yhteydessä luovutuksen saajalle tai ostajalle.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kan-nalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Yritysasiakkaat
Henkilötietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat yritysasiakasrekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton tä-män rekisterin käyttötarkoitusten kanssa.

Henkilötietoja voidaan Kairestin harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädän-nön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jollei re-kisteröity ole tätä erikseen kieltänyt.

Tietoja voidaan luovuttaa myös voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuen toimivaltaisten viran-omaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten silloin, kun henkilötiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittele-vät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Kairestin yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omissa henkilörekistereissään omaan lukuunsa.

Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritys-järjestelyiden yhteydessä luovutuksen saajalle tai ostajalle.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kan-nalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

8. OIKEUS TIETOJEN TARKASTAMISEEN JA KORJAAMINEN SEKÄ KIELTO-OIKEUS
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitet-tuna yllämainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Kairestilla on oikeus periä maksu tietojen tarkastuksesta, mikäli rekisteröity pyytää tarkastamaan tiedot useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava kor-jatut tiedot. Kirjallinen korjauspyyntö on lähetettävä yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henki-lölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaan oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä ja luo-vuttamasta häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

9. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Säilytysaika määräytyy asiakassuhteen keston ja voimassaolevan lainsäädännön asettamien velvoit-teiden mukaisesti. Asiakkaan ja työntekijän /-hakijan henkilötietoja säilytetään, kunnes asiakas pyytää rekisteristä poistoa, ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista. Tietojen oikaisua voi myös pyytää ottamalla yhteyttä hallinto@kairest.fi

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoi-hin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toi-mialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden teh-tävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pää-sevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käy-töstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

11. MUUTOKSET
Kairest kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselos-tetta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee työnantajia tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.

EVÄSTEET
Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies) käyttökokemuksen parantamiseksi. Käyttämällä sivustoa hyväksyt nämä ehdot. Käytämme myös kolmansien osapuolten evästeitä mainonnan kohdistamista, tietojen keräämistä ja analysointia varten. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan asiakkaan tietokoneelle sivustolla käynnin tai verkkopalveluun kirjautumisen yhteydessä. Evästeet ei-vät vahingoita tietokonetta tai tiedostoja. Evästeet jäävät asiakkaan tietokoneelle myös istunnon lop-pumisen jälkeen, ellei palvelusta kirjaudu ulos tai asiakas itse poista niitä selaimen muistista. Selaimen asetukset voivat estää evästeiden käytön tai selain voi ilmoittaa, että verkkosivu sisältää evästeitä. Il-man evästeitä kirjautumista vaativia palveluitamme ei voi käyttää. Muuttamalla selainasetuksia eväs-teet saa käyttöön tai pois käytöstä.